Umiejętność pisania e-maili w języku angielskim może okazać się przydatna nie tylko na różnego typu egzaminach, ale także w codziennym życiu. Pozwoli kontaktować się ze znajomymi, członkami rodziny, ale także będzie pomocna w sytuacjach bardziej formalnych. Jeśli chcesz wiedzieć jak poprawnie napisać e-mail po angielsku, zapoznaj się z naszym artykułem.
Język formalny a nieformalny
W zależności od tego, jakie relacje łączą Cię z adresatem, e-mail może mieć charakter formalny lub nieformalny. Pisząc do przełożonego, instytucji lub osoby obcej bezpieczniej jest zachować ton oficjalny. Korespondując ze znajomym lub członkiem rodziny nie ma takiej potrzeby.
Różnica między e-mailami jest widoczna przede wszystkim w użytym słownictwie. Istnieją pewne zwroty, których należy używać w nagłówku, wstępie oraz zakończeniu. Niektóre zabiegi są zdecydowanie niedopuszczalne, zwłaszcza w e-mailach formalnych. Jednym z nich jest stosowanie akronimów, czyli zwrotów takich jak IDK (skrót od „I don’t know”). Nie należy także używać form skróconych i przykładowo pisać „I’d like to” zamiast „I would like to”. W wiadomości oficjalnej nie powinny pojawiać się także wyrażenia potoczne i slangowe.
Na co należy zwrócić uwagę?
Pisząc e-mail w języku angielskim, pamiętaj o kilku obowiązujących regułach.
Określona struktura
W każdym piśmie ceniony jest porządek i logika, więc e-mail po angielsku charakteryzuje się określoną strukturą. Należy zadbać o czytelny układ treści – dotyczy to zarówno wiadomości formalnych, jak i nieformalnych. Jest to istotne przede wszystkim podczas egzaminów, gdyż za brak odpowiedniego podziału odbierane są punkty. Częściami składowymi są tytuł, wstęp, rozwinięcie, zakończenie oraz podpis. Każdy z tych elementów powinien rozpoczynać się od nowego akapitu, a w przypadku części zasadniczej może ich być kilka, z których każdy jest poświęcony jakiemuś osobnemu zagadnieniu.
Temat
E-mail powinien mieć tytuł, informujący adresata o tym, czego może się spodziewać po treści. Jest to istotne, ponieważ wiele osób otrzymuje każdego dnia kilka, a nawet kilkadziesiąt wiadomości. Jasno określony temat pozwala zaoszczędzić czas i jest oznaką szacunku względem odbiorcy. Daje także możliwość odszukania konkretnego e-maila po dłuższym czasie.
Utarte wyrażenia
W języku angielskim istnieje szereg zwrotów, które pozwalają na odpowiednie przywitanie się z adresatem, przekazanie mu informacji oraz uprzejme pożegnanie się. Ich znajomość znacznie ułatwia napisanie poprawnego e-maila.
Wiadomość należy zacząć od nagłówka. Jeśli jesteś z adresatem po imieniu możesz zacząć od zwrotu „Dear Sam” albo „Hi Sam”. Możesz także napisać samo „Hi” lub „Hello”. W przypadku e-maila formalnego zastosuj nagłówek typu „Dear Mr Smith”. Jeśli nie wiesz do kogo kierowana jest wiadomość lub kto ją odczyta, posłuż się wyrażeniem „To whom it may concern” czy „Dear Sir or Madam”.
W pierwszej części e-maila istotne jest wyjaśnienie celu, dla którego postanowiłeś go napisać. W piśmie formalnym możesz zastosować jeden z poniższych zwrotów.
- I am writing with regard(s) to…
- I am contacting you to…
- I am e-mailing in reference to…
Pisząc e-mail nieformalny posłuż się zwrotami typu „How are you?” czy „I hope you are well”.
W rozwinięciu konieczne jest dokładne określenie, czego dotyczy wiadomość, np. prośby, zaproszenia lub skargi. Na każdą z tych okoliczności istnieją gotowe zwroty.
Przykładowe wyrażenia formalne:
- I would be most grateful if you could…
- We regret to inform you that…
- I am delighted to inform you…
Przykładowe zwroty nieformalne:
- Can you tell me more about…?
- When it comes to…
- I would love to hear about…
Zakończenie e-maila zawiera podsumowanie treści i prośbę o konkretną reakcję ze strony adresata. Brak takiej informacji jest dużym błędem. Bez niej e-mail jest niekompletny.
Przydatne mogą okazać się takie zwroty jak „I look forward to hearing from you”, „Please reply at your earliest convenience”, jeśli chodzi o pismo formalne. W przypadku maila nieoficjalnego można posłużyć się zwrotami „Thanks in advance” czy „Have a nice day”.